Kunden i fokus
Messen åpner, folk strømmer inn dørene, og dere opplever at det gode arbeidet deres med å sy sammen design, kommunikasjon og forberede aktiviteter bidrar til at besøkende nå velger å ta steget inn i standen deres for å utforske mer.
Bruk riktige folk på standen. Nå det er opp til personalet deres å sørge for at gjestene får en hyggelig opplevelse og et godt inntrykk av varemerket deres. Her gir vi noen eksempler på hvordan man bør opptre, og hvordan man ikke bør opptre, i møte med potensielle kunder.
En representant du gjerne vil ha på standen er:
- sosial, forberedt, kunnskapsrik og en god lytter
- interessert, profesjonell og fleksibel
- uredd, kontaktsøkende, energisk og positiv
En representant du ikke ønsker på standen:
- gjemmer seg, prater i mobiltelefon og stirrer ned på mobilen sin
- sitter mye, tygger tyggegummi og har et kroppsspråk som signaliserer utilgjengelighet
- spiser, snuser og drikker alkohol synlig i standen
- klager og snakker dårlig om messen, konkurrenter eller egen bedrift
Velg ut ansatte som liker en utfordring og er glad i å møte kunder ansikt til ansikt. Det finnes ikke noe verre enn stander med et personale som gir inntrykk av at de ikke vil være der!
Ettersom målgruppen ofte består av mennesker i flere aldersgrupper og med forskjellige interesser, kan det være lurt å velge ut ansatte med ulik alder og kjønn samt bakgrunn og kompetanse.
Vær forberedt på spørsmål
Å leie eksternt eventpersonale har blitt mer vanlig, men det er ikke lenger tilstrekkelig å kun være sosial og attraktiv. De som skal stå på standen, må forstå og kjenne produktet og varemerket. Det gir et dårlig inntrykk dersom personalet ikke har kunnskapen til å svare på spørsmål fra besøkende. Det kan derfor være en god idé å utarbeide et opplæringsdokument og gjerne en enkel «FAQ» med svar på de vanligste spørsmålene, informasjon om hvilke fordeler kunden får, og hvordan produktet skiller seg ut fra konkurrentene. Det kan også være greit å ha minst én person med dypere kompetanse på plass til enhver tid, som dere kan henvise til om spørsmålene blir for avanserte.
Gå ikke glipp av leads
På messen opplever dere at kundemøtene går bra, og dere gjør en avtale om å sende et tilbud direkte etter messen. Prospektet hinter om interesse, og dere ser en mulighet til å posisjonere deres produkt ved et kommende, men ikke booket møte. Hvordan fanger dere opp dette på best mulig måte, og hvordan sørger dere for at dere ikke mister noen forretningsmuligheter når det er hektisk?
I dag tilbyr de fleste messearrangørene teknologi som lar dere fange opp leads via for eksempel scanning av invitasjonsbilletten, men av og til svikter denne teknologien. Noe så enkelt som penn og notatbok kan derfor være kjekt å ha tilgjengelig for å få notert kontaktinformasjon og eventuelt stiftet fast visittkortet sammen med notatene dine. Skriv raskt ned hva dere snakket om og hvordan komme videre i prosessen. Ta vare på notatene et sikkert sted under messedagene, og gå gjennom materialet så raskt som mulig etter messen, mens du fremdeles har møtet friskt i minnet.
Spar festen til senere
Dere er på messen for å gjøre forretninger og knytte kontakter. Småprat med kollegaer – både med interne og andre i bransjen – er helt naturlig på en messe, men ikke glem at dere hele tiden er under oppsikt av potensielle kunder. Vær derfor oppmerksom på besøkende og prioriter alltid kontakten med disse høyest.
Planlegg lunsjer og pauser slik at dere hele tiden har kompetente folk på standen som kan svare på spørsmål besøkende eventuelt måtte ha. Det er også lurt å utpeke en stand- og personalansvarlig som sikrer at alle har det de behøver, at tider holdes, at godte- og fruktskåler er fylt opp, at brosjyrer er på plass, at teknikken fungerer og at standen er ryddig og attraktiv for besøkende.
Det er også viktig at dere ikke ser på messen som en personalfest for bransjen. Å drikke alkohol i messens åpningstid er ingen god idé, og selv om det kan være trivelig å møtes på kvelden for å ta et par drinker, kan det fort gå utover energien deres dagen etter. Spar derfor heller slike aktiviteter til den siste kvelden, så unngår dere å stå trøtte og uten energi under neste messedag.
Bruk klær som viser hvem dere er
Besøkende må raskt kunne skille mellom standpersonalet og andre besøkende når de kommer inn på standen. Bruk derfor klær som tydelig viser at dere kommer fra utstilleren, for eksempel klær med en logo eller et aktuelt budskap, slik at besøkende raskt ser hvem de kan henvende seg til. Dette bidrar dessuten til å promotere merkevaren deres på en fin og profesjonell måte. Husk at dere representerer merkevaren deres i alle situasjoner mens messen pågår.
Energi er hemmeligheten
Messer er ofte et intensivt miljø, og det hender at personalet føler seg trøtte på slutten av den siste messedagen. Dette er imidlertid et tidspunkt hvor man ikke har råd til å koble av. Det er nemlig ikke uvanlig at beslutningstakere besøker messen den siste dagen og da konkret tar kontakt med de utstillerne som interesserer dem. De utstillerne som har evnen å holde ut til siste slutt, kan lett ende opp som vinneren i det lange løp. Begynn derfor ikke å avvikle og rydde sammen før messen er stengt. Er det en risiko for at dere mister energien mot slutten, kan det kanskje være smart å ha to team som avløser hverandre.
Messen opptar en stor mengde energi gjennom flere intensive dager hvor man står mye oppreist og avholder mange kundemøter i høyt tempo. For å unngå at dere skal slite dere ut allerede før messen har startet, kan dere i stedet benytte dere av erfaringen og kompetansen til en messepartner som monterer standen for dere, slik at dere kan konsentrere dere om det som faktisk skal foregå på standen og møte opplagt på messen.
Sist men ikke minst: Ta med erfaringene deres tilbake til kontoret og la øvrige få informasjon om hva som fungerte bra, og hva som ikke var fullt så bra.
La oss prate om oppfølgingsstrategier