Evaluering av messen
Messens avslutning nærmer seg, og et par dager intensivt arbeid med møter og nye leads skal nå bearbeides i et like intensivt oppfølgingsarbeid. Her er noen ting dere må huske på.
Ingen tid å miste
Alle forberedelser før messen og det budsjettet dere har satt opp og brukt for dette prosjektet, skal nå omsettes til konkrete forretninger. Sett i gang med kundeoppfølging så snart som mulig etter messen, siden interessen hos prospekter raskt kan kjølne når de får tilbud fra konkurrenter som er raskere ute med oppfølging. Husk: Det er ved messens avslutning at det hele begynner.
Planlegg og avtal på forhånd en tid for intern oppfølging (gjerne allerede i første planleggingsfase), hvor dere begynner arbeidet direkte etter messen. Her skal dere kategorisere prospektene deres og avtale hvordan de skal kontaktes og følges opp. Kanskje trenger dere å rangere dem på en eller annen måte med hensyn til i hvilken fase de befinner seg i prosessen?
Ikke rot bort leads
Utpek en ansvarlig som håndterer alle leads under messedagene. Allerede under messedagene kan dere kategorisere og sammenstille informasjonen for å få en enklere oversikt. Velg en ansvarlig som tar hånd om innsamling av leads og også er ansvarlig for å starte etterarbeidet.
Ikke senere enn en uke eller to etter messen bør dere ha kontaktet deres heteste leads. Møtet må sitte friskt i minnet! Ofte kan det være lurt at den personen som initierte kundekontakten på messen, også blir den som følger opp, men ikke alltid. Sender dere ut materiell i etterkant, kan dere gjerne legge ved en personlig hilsen for å få oppmerksomhet og bygge relasjoner. Dette vil sjelden bli oppfattet som en automatisert reklameutsendelse.
Sett av tid
Oppfølgingen er kanskje den aller viktigste delen av messeprosjektet, og det er derfor svært viktig å sette av nok tid til dette. Evaluer målene dere satt før messen, f.eks. å få et visst antall leads, for så å se hvor mange av disse som kan lede til et møte eller direkte business.
Nådde dere ut med budskapet
I oppfølgingsfasen er det også viktig at dere evaluerer standen deres. Ga den merkevaren deres oppmerksomheten dere fortjener, og nådde dere ut med budskapet deres? Se helhetlig på messen og sett dere ned sammen med messepartneren deres for å gjennomgå samarbeidet.
Her er noen eksempler på spørsmål dere kan stille: Hva fungerte bra, og hva fungerte mindre bra? Hvor godt fungerte samarbeidet, og bidro standens utforming til at dere nådde målene dere satt dere i forkant av messen. Holdt dere budsjettet, deadlines – og fikk dere det som ble lovet? Var dette rett messe for dere?
Gjennom samarbeidet har dere forhåpentligvis lært hverandre å kjenne, og sammen kan dere nå høyder ved den neste messedeltakelsen.
Feire gode prestasjoner sammen
En messedeltakelse medfører som oftest en skikkelig utladning for egne ansatte, og det er på sin plass å unne seg en belønning for godt gjennomført arbeid. Bestill en middag eller arranger en aktivitet, fremhev og ros ulike prestasjoner og ha det gøy sammen!
Trenger du tips og råd fra oss om oppfølging?