Kommunikasjon og aktiviteter
Kampen om få besøkende til standen begynner flere måneder før messens åpning.
Start tidlig med informasjon om messedeltakelsen! Å invitere kunder og prospekter er en selvfølgelighet, men benytt også muligheten til å skape nysgjerrighet og «buzz» på andre måter, for eksempel gjennom pressemeldinger eller artikler i bransjemagasiner. Her gir vi noen tips til hvordan dere kan skape blest rundt deltakelsen deres på messen.
Planlegg kommunikasjonen
På dette tidspunktet har dere en plan for messedeltakelsen, der dere vet hvem som er i målgruppen og hva dere kommer til å vise frem. Tilpass kommunikasjonen deres med utgangspunkt i dette, og planlegg aktiviteter over en lenger periode der disse intensiveres jo nærmere dere kommer messen. Pass på å få inn budskapet i annen kommunikasjon, slik at folk allerede flere måneder på forhånd vet at dere skal delta på en messe. Så snart standnummeret er klart, bør det inkluderes i e-postsignaturen sammen med informasjon om den aktuelle messen.
Det er smart å kombinere aktiviteter i digitale kanaler med annonsering i bransje- og messetidsskrifter. En annonse bør ikke se ut som en annonse, men utformes som en artikkel gjennom et intervju eller en redaksjonell tekst. Dette er en perfekt anledning til å fortelle mer om bedriften deres og det dere kommer til å vise frem og fortelle om på messen.
Det kan også være en god idé å utarbeide en pressemelding og forsøke å få denne publisert. Det er også mulig å publisere denne typen tekster på deres egen hjemmeside eller i sosiale meder.
Kommer dere til å lansere nyheter? Det er ikke uvanlig at messearrangøren ønsker input fra deltakerne for å gjøre messen mer attraktiv for besøkende. Kontakt arrangøren og tilby de å få forhåndsinformasjon og bilder på for eksempel produktnyheter!
Send ut invitasjoner
E-post verktøy er effektive ved at de tilbyr maler å ta utgangspunkt i, men ikke undervurder effekten av en personlig utformet direkte e-post, via crm-system eller en direkte telefonsamtale. Av erfaring vet vi at det lønner seg å investere litt tid når man skal sende ut invitasjoner. Det hele handler om å gi mottakeren en følelse av å ha blitt utvalgt.
Det kan også være effektivt å sende ut invitasjoner som er utformet på en kreativ måte, i hvert fall mot prospekter. Et selskap innen metallbearbeiding kan for eksempel utforme og stanse innbydelseskort i aluminium, eller en mineralvannbedrift kan sende ut et kort med budskapet «Slukk tørsten på standnummer xxx» eller lignende. Uansett hvordan dere ønsker å gjøre det, er det viktig at dere er personlige!
Glem ikke det interne nettverket
Kommuniser internt om messen rundt hva dere fokuserer på og målet med deltakelsen. Vær sikker på at så mange som mulig tar del i informasjonen, og involver kollegaer på et tidlig tidspunkt. Publiser informasjon på intranett, i interne nyhetsmail og møter. Oftest har mange flere kollegaer enn salgsavdelingen et utmerket kontaktnett som kan få informasjon om deltakelsen deres. Hjelp hverandre med å invitere, men sørg for at ikke flere sender til samme person.
Sett av noen minutter på neste fellesmøte og fortell om aktiviteten. Følg opp med en intern e-post hvor dere for eksempel legger ved en invitasjon, en lenke til registrering og et banner som kollegaene kan lime inn i e-postsignaturen sin. Gjør banneret klikkbart, med henvisning til messearrangørens registreringside, eller kanskje til en egen landingsside med lenker og informasjon rundt deltakelsen deres. Lander besøkeren på siden deres først, er det stor sannsynlighet for at vedkommende søker etter mer informasjon og får opp øynene for det dere tilbyr.
Det lille ekstra
Det er ikke bare i standen det skjer – kontakter knyttes og nettverk bygges også utenfor messen. Skap et unikt event som gir dere mulighet til å bygge relasjoner, og inviter til mingling etter dagens avslutning med en god middag og aktivitet. Vær kreativ og ikke vær redd for å gjøre det lille ekstra. Ha det gøy sammen!
Messen er en perfekt anledning for bedrifter å bygge nettverk og lære av hverandre. Ta plass og delta i workshops og diskusjonspaneler og forsøk å være så synlige som mulig. Kanskje kan dere selv holde et foredrag innen deres ekspertområde? Et tips kan være å booke en stand i nærheten av den scenen dere eventuelt skal delta på. Inviter med deltakerne og de som hører på, til standen rett etter foredraget/seminaret, slik at de kan se nærmere på løsningene deres. Husk å utveksle kontaktinformasjon!
Utenfor messens område er folk ikke like distraherte, og det er lettere å fange oppmerksomheten deres. Arrangeres messen i en av vintermånedene, kan dere allerede ved messens parkeringsområde by på varm kaffe servert i kopper med standnummeret deres påtrykt. På den måten blir dere den første bedriften besøkende møter.
Arrangeres messen i en av sommermånedene, kan dere for eksempel dele ut vann eller mineralvann i flasker med logoen deres på, utenfor messen. Dette blir da det siste de besøkende tar med seg fra messen, og er noe som man blir takknemlig over å få.
Vil du ha hjelp til å finne funksjonelle aktiviteter?